רוצים להספיק יותר? קודם תפסיקו לעשות את 5 הדברים האלה

רבים בטוחים שככל שהם מספיקים יותר משימות, זמינים בכל שעה ומוותרים על הפסקות, כך הם גם עובדים טוב יותר. אלא שלדברי מומחים, דווקא ההרגלים האלה עלולים לפגוע בריכוז, להגביר את השחיקה ולבזבז זמן ואנרגיה במקום לשפר את הביצועים.

אלה חמשת ההרגלים שכדאי לשקול מחדש.

להפסיק לנסות לעשות הכול בבת אחת

לא מעט אנשים משתתפים בישיבה, עונים להודעות ובודקים מיילים בו זמנית, מתוך מחשבה שכך יספיקו יותר. אלא שמחקרים מראים כי רק כ־2.5 אחוזים מהאנשים מסוגלים לבצע כמה משימות במקביל בצורה יעילה.

לדברי קייל אליוט, מאמן קריירה ומנהלים: "אולי נדמה לכם שאתם פרודוקטיביים כשאתם משתתפים בישיבה, עונים בסלאק ועוברים על תיבת המיילים, אבל בפועל אתם פשוט עושים שלושה דברים בצורה פחות טובה במקום לבצע משימה אחת בצורה מצוינת."

לדבריו, במקום לחסוך זמן, המעבר המתמיד בין משימות דווקא פוגע בביצועים. עדיף לבחור משימה אחת, להקדיש לה את מלוא תשומת הלב ולסיים אותה לפני שעוברים לבאה. כך גם מבצעים פחות טעויות.

אל תוותרו על הפסקות

יש מי שמדלגים על הפסקת הצהריים או ממשיכים לעבוד בזמן האוכל כדי להספיק יותר, אך לדברי המטפלת אילנה גריינס, דווקא ההרגל הזה פוגע ביכולת לעבוד לאורך זמן.

"אנשים שמוותרים על הפסקת הצהריים או על ההפסקות שקבעו לעצמם ברגע שנכנסת עוד עבודה, למעשה מגבילים את היכולת שלהם לעבוד בקצב שאליו הם שואפים."

לדבריה, הפסקה אמיתית צריכה להיות ללא מיילים, שיחות עבודה או משימות נוספות.

"ריכוז ממושך דורש התאוששות, וכשאנחנו לא נותנים לעצמנו כמה רגעים של מנוחה, רוב האנשים פשוט ממשיכים לעבוד למרות שהאנרגיה שלהם כבר אזלה. ויתור על הפסקה בדרך כלל גורם יותר נזק מתועלת."

אל תעמיסו על רשימת המשימות

רשימת משימות אמורה לעשות סדר, אך כשהיא הולכת ומתארכת היא עלולה דווקא ליצור לחץ ולהקשות להחליט במה באמת חשוב לטפל.

גריינס ממליצה להכין רשימה קצרה ומסודרת לפי סדר עדיפויות. לדבריה, כך קל יותר להבחין בין המשימות הדחופות לבין אלה שפשוט הצטברו עם הזמן.

לא חייבים להיות זמינים כל הזמן

בדיקה בלתי פוסקת של מיילים והודעות לא מאפשרת למוח לנוח ומשאירה אותנו בדריכות מתמדת, מצב שעלול לשחוק במהירות את האנרגיה.

אליוט ממליץ להגדיר מראש שעות עבודה ושעות שבהן מתנתקים לחלוטין. הוא מספר על אחד מלקוחותיו, שבמהלך חופשה משפחתית הקדיש שעה אחת בלבד בכל בוקר לטיפול במיילים דחופים. לאחר מכן סגר את המחשב והקדיש את שאר היום למשפחתו.

לא חייבים להגיד "כן" לכולם

הרצון לרצות אחרים גורם לאנשים רבים להסכים כמעט לכל בקשה, אך לדברי שיינה ברגמן, לכך יש מחיר.

"להגיד 'כן' באופן אוטומטי זה לא תמיד נדיב או מועיל. פעמים רבות זו פשוט דרך להימנע מעימות, אבל בסופו של דבר אתם אלה שמשלמים את המחיר, בזמן ובאנרגיה שלא באמת היו לכם."

גם אליוט מזהיר שמי שמסכים לכל בקשה מוצא את עצמו מטפל בעוד ועוד משימות של אחרים, ובסופו של דבר מאבד שליטה על סדר היום שלו.

למי שמתקשה לסרב, ברגמן מציעה להציב גבולות גם כשהתשובה חיובית. לדוגמה: "כן, אני יכולה להביא מחר כיבוד, אבל רק אם זה בסדר שהוא יהיה קנוי ולא ביתי."

לדברי המומחים, פרודוקטיביות אמיתית לא נמדדת בכמה שעות עובדים או בכמה משימות מסמנים כבוצעו, אלא ביכולת להתמקד בעיקר, להציב גבולות ולפנות זמן למנוחה ולהתאוששות.