עובדים שנים - וממשיכים לטעות במיילים: כך תפסיקו לפגוע בעצמכם בכתב

שגרת העבודה שלנו, בין אם אנחנו שכירים ובין אם עצמאיים, כוללת אינספור מיילים - ללקוחות, קולגות, מנהלים וספקים. אך גם מי שמצטיין בתקשורת בין-אישית, עלול להיתקל בקושי כשהוא נדרש לנסח תגובה כתובה. מילה לא במקום, ניסוח מרוכך מדי או דווקא בוטה מדי - עלולים להעביר מסר שונה לחלוטין ממה שהתכוונתם, ולעיתים אף לפגוע במעמד המקצועי שלכם.

כדי למנוע אי-הבנות ולשפר את האופן שבו אתם מתבטאים בכתב, הנה תשעה מצבים שכיחים במיילים - והדרך הנכונה להגיב בהם:

1. כשאתם מגיבים באיחור

לא מומלץ לכתוב: "מצטער/ת על העיכוב"
עדיף לכתוב: "תודה על הסבלנות"
כך תשמרו על גישה חיובית ותכירו בגמישות של הצד השני, מבלי למשוך תשומת לב לעיכוב עצמו.

2. כשמציעים לכם לקבוע פגישה

לא מומלץ לכתוב: "מתי שמתאים לך"
עדיף לכתוב: "מה דעתך על יום שלישי בשעה 10:00?"
הצעה קונקרטית משדרת יוזמה, שליטה בלו"ז וכבוד לזמן של האחר.

3. כשאתם מקבלים תודה

לא מומלץ לכתוב: "אין בעד מה"
עדיף לכתוב: "תמיד שמח/ה לעזור"
התגובה הזו מעצימה את תרומתכם ומעודדת יחסי עבודה חיוביים.

4. כשאתם מתנגדים להצעה

לא מומלץ לכתוב: "אני חושב/ת שאולי כדאי ש..."
עדיף לכתוב: "יהיה הכי טוב אם נפעל כך..."
כך תבטאו עמדתכם בביטחון מבלי להיתפס כמתנגדים או מהססים.

5. כששיחת המיילים יוצאת משליטה

לא מומלץ: להמשיך ולהגיב לעוד ועוד מיילים
עדיף לכתוב: "נראה שנוכל לפתור את זה בשיחת טלפון קצרה - מתי נוח לך?"
שיחה ישירה תחסוך זמן ותמנע בלבול מיותר.

6. כשאתם רוצים לוודא שהמסר הובן

לא מומלץ לכתוב: "מקווה שהצלחתי להסביר"
עדיף לכתוב: "אם יש שאלות נוספות - אשמח להסביר"
הצעה כזו שומרת על סמכות מקצועית ופותחת דלת להבהרות בלי לפגוע באמון.

אם תדעו לבחור את המילים הנכונות - תשיגו הרבה יותר ממענה מנומס. תיצרו קשרים חזקים יותר, תיתפסו כמקצועיים, ותובילו את השיח בצורה שמחזקת את מעמדכם.